--> 保育園向けICTシステム 導入前に考える4つのポイント – 保育士の午睡チェックと記録負担を減らす | icuco (イクコ)

保育園向けICTシステム 導入前に考える4つのポイント

 

あなたの園のICT化に向けて、導入しようと思うサービスは見つかったでしょうか?
導入のめどがついてきたら、実際の手続きに移る前に、園としての準備ができているか確認しておきましょう。準備不足のまま導入すると、現場の混乱を招くこともあり、せっかくの業務効率化ツールが、かえって負担となってしまうおそれもあります。
設備環境からスタッフ、保護者への理解促進まで、導入準備のポイントをまとめてご紹介します。

 

1.設備環境を確認、整備する

 

保育園ICTシステムの導入にあたって、当然ながらPCやタブレット、スマートフォンなど、さまざまな形状のコンピュータ機器が必要になります。サービスによって必要な設備環境は変わってくるので、既存の設備や予算、効果を確認しながら、あなたの園にあった環境を整えてみてください。

 

1-1.インターネット環境を整える

 

ICTシステムを導入にあたっては、基本的にはインターネット環境を整える必要があります。インターネット環境がない場合は、インターネット回線の手続きを行いましょう。
ただし、スマートフォンのみを使って利用する場合や、貸出機器にSIMカードが内蔵されている場合は、新たにWi-Fi環境を整備する必要はありません。
すでにインターネット環境がある場合でも、十分な回線速度でないと、導入台数によってスムーズに利用できない可能で胃があります。インターネット環境の不備はサービス利用上のストレスになるので、事前にしっかり確認するようにしましょう。

 

1-2.ICTシステムで利用するパソコンの台数を確認する

 

パソコンを利用したICTシステムを導入する場合は、必要台数を確認し、場合によっては購入しましょう。
ICTシステムの導入によって保育士の業務効率化を目指すわけですが、入力作業にあたってパソコン不足で、入力待ちという時間を生んでしまうおそれがあります。
パソコンの台数だけでなく、タブレットとうまく使い分けたり、交代のタイミングを調整しながら、システム導入の効果が得られえるような体制を整えましょう。

 

1-3.システムの設置・保管場所をつくる

 

専用機器を使うシステムを導入するときは、その機器の設置場所が必要になります。
登降園管理システムではICカードリーダーやタッチパネルなどを利用します。カメラでの見守りサービスや午睡チェックサービスなど、他サービスと連動したICTシステムを導入する場合は、そのサービス利用にあたって必要な機器の設置スペースや保管スペースが必要になってきます。
子どもの安全のためにも、機器の設置場所は事前に検討しておくとよいでしょう。

 

2.保育士の理解を促す

 

保育現場の業務軽減、効率化が目的でも、現場のスタッフにとっては新規業務習得の負荷や、ITへの苦手意識など、プラス面だけではありません。スタッフ間でも理解の差や、一部スタッフへの負担増加は避けなければいけません。
いくつかの方法をご紹介するので、ICTシステム導入によって得られるメリットとデメリットを現場の皆さんで理解するようにしましょう。

 

2-1.ICTシステム導入の目的を説明する

保育業務をICT化する大きな目的は、保育士の業務負担を削減することです。そのなかでも、出退勤管理の効率化、事務作業負担の軽減、保護者とのコミュニケーションの円滑化など、園によって重視するポイントはさまざまです。
「登園記録をなぜICT化するのか」「導入によってどんなメリットがあるのか」について、しっかりとスタッフに説明しましょう。また、現状の保育業務で改善したいポイントもヒアリングするのもいいでしょう。
そうすることで、新しい業務が増えたわけではなく、保育現場に寄り添ったシステム導入であることの理解を促進することができるでしょう。

 

2-2.システム導入の効果を事例や数値で示す

 

「これまで1時間かかっていた作業が30分でできた」「保護者との連絡がスムーズになった」など、ICT化によって効果のあった具体事例を定期的に共有しましょう。
導入時は他施設での効果事例を示しつつ、使い慣れてきたころで、改めてその園での事例を話合ってみてください。想定していない効果が出ていたり、改善点を発見したりできるかもしれません。

 

2-3.勉強会などを実施して自分事化する

 

ICTシステムについて、園内で勉強会を開くのも効果的です。
各スタッフが事前に十分に理解していないと実際に操作する際に戸惑ってしまったり、導入を決めた担当者に質問が集中したりと、かえって業務に支障をきたす可能性もあります。

ひとりひとりが自分事としてICT化をとらえる心の準備をするためにも、導入前後でしっかり勉強会などを実施しましょう。サービス提供会社によっては、スタッフが来て導入研修を実施してくれるところもあります。

 

2-4.サポート体制を明確にする

 

いざ操作する段階になると、思った以上に難しかったり、スタッフ間のパソコンスキルの差が出てきてしまったりするなど、さまざまな問題も出てくるかもしれません。そういったときにスムーズに対応できるよう、システムを選ぶときにはサポート体制が整っているかどうかをしっかり確認しましょう。
前述した導入時の訪問研修をはじめ、専用サイトや相談窓口を開設しているサービスもあります。価格との兼ね合いにもなりますが、導入後も安心してサポートしてくれるサービスかどうかも、選択する際のポイントになりますね。

 

3.保護者の理解を促す

 

保育園ICTシステムは、保護者も利用することで互いの負担を減らすことができる機能もあります。登降園管理や連絡帳のやり取り、出欠連絡、バスの運行情報、写真販売など、保護者にとってもメリットがある一方で、ITに抵抗を感じる方やセキュリティ面を心配される方もいることでしょう。
スタッフへの対応同様、導入前にしっかりと説明の場を設け、メリットとデメリットの説明やセキュリティ対策についての不安を解消するようにしましょう。

 

4.補助金申請にかかる必要書類等の準備する

 

保育現場のICTシステム導入に関しては、厚生労働省による「保育所等におけるICT化推進事業」の補助金をはじめ、各自治体の設置した補助金の対象になります。
補助金の実施や対象施設、基準額は自治体によって異なります。また申請や報告に必要な書類も異なってくるので、まずは自治体の窓口に問い合わせてみください。サービス提供会社によっては補助金申請の相談に応じています。

 

 

コンピュータを使ったICT化とはいえ、実際に使うのは現場の保育士や保護者のみなさんです。みなさんにとってできるだけストレスなく、より効果的にシステム化が図れるよう、事前準備からしっかりしておきたいですね。